【効率化】社内の情報共有、社員がITに詳しくなくてもできる方法はある!?!|Qast(キャスト)

取材動画
※本記事はBiz9(現NayutaTV)で制作した取材動画をNayutaTVに移行したものです。

様々なビジネスを動画で紹介する Biz9。

今回のテーマは「社内の情報共有、社員がITに詳しくなくてもできる方法はある!?」です!any株式会社の吉田さんにお話を伺います。

社内の情報共有どうしたら上手くいく?

関根:「社内で同じ質問が何度も繰り返されたり、必要な情報がどこにあるかわからないという状況が生まれることは、様々な会社で起こると思うのですが、情報共有はどうしたら上手く行くのでしょうか?」

吉田:「解決方法は二つありまして、まず、社内でナレッジを貯めていくことに特化したツールを導入する必要があると思っています。既に使われている情報共有ツールで新しい取り組みを始めようとしてもなかなか上手くいかないケースが多いので、社員の意識を変えるという意味でも、新しいツールの導入が必要だと私は考えています。
二つ目が導入したツールを日常的に使われる仕組みが必要だと思っています。具体的にどんなシーンでこのツールを使ったら良いのか、全従業員んへ落とし込んでいく必要があります。例えば会議の議事録はここにまとめましょうであったり、今テレワークが増えている中で日報・今日学んだこと・気づいたことを必ずそのツールに貯めていくというような具体的な利用シーンへ落とし込むことや、情報を貯めてくれた人を評価するようなインセンティブの設計も社内の中では必要だと思っています。」

関根:「情報共有のルールを決めるのは社内ではすごく大変そうだなという印象を受けました。」

吉田:「その通りだと思います。情報共有のルール化が我々の会社自体でノウハウとして溜まってきているので、会社の規模かん・業種に応じてどういう順番でルールを作っていくのかをサポートさせていただいています。」

情報共有の課題感とは?

関根:「情報共有における課題感はどのようなことがありますか?」

吉田:「特に規模の大きい会社になってくると人の入れ替わりが大きいと思うのですが、毎年新しい人が入ってきたり、退職する人がいると、都度同じようなことを聞かれるというのがベテラン社員の中で発生しうると思います。人事異動が起きた際に今まで同じ会社でしたが、違う部署にいくとまたゼロから事業部のルールを学んだり、情報を収集していかないといけないということがあり、情報を取りに行く手間が掛かってしまうことがまず、一点目の課題としてあります。
情報共有という広い括りになっているので、ほとんどの会社さんで複数のツールを導入されているシーンが多いと思うのですが、中にはメールサービスであったり、チャットツール、ファイル共有ツールなどいろんな情報共有にまつわるものがありますが、自分が何かを探したいときにどこで探せば良いのかということが迷いやすく、無駄に時間が掛かってしまうことがあります。
アメリカのIDCというデータ調査機関によると一日の内に情報を探す時間が1.9時間あるという調査結果があり、平均8時間稼働する中で1.9時間なので、1日の1/4は情報を探しているというのが平均値として出ています。」

関根:「非効率的ですよね。情報共有のルールを決めるのは社内だけでもすごく大変そうですね。」


関根:「any株式会社さんはQastというサービスを提供しているとお聞きしましたが、どのようなサービス内容なのでしょうか?」

吉田:「Qastは社内の情報共有ツールを運営しておりまして、一言でいうと社内の知恵袋です。大きくできることとして、Q&Aとメモという2つの軸でナレッジを蓄積していく情報共有サービスを展開しています。
直近でナレッジ共有ツールの中で使いやすさNo.1 というランキング結果をいただいており、他にも満足度No.1出会ったり、大手企業の役職者が選ぶナレッジ共有ツールNo.1というのを取らせていただいております。
導入者数としてはサービスリリースから2年くらい経ちますが、1,500社以上でご導入いただいています。」

Qastの3つの特徴とは?

吉田:「Qastの特徴が3つありまして、一つ目がシンプルさです。文字通りタイトルと本文を書くだけで投稿ができるので、初めてこういったツールを使い方でも気軽に使っていただけます。


吉田:「二つ目はQ&AとWikiを兼ね備えたツールというのが国内だとQastだけで、どちらか一方になると投稿する人が社内でも限られてしまうので、特に社内Wikiで自分からノウハウを発信するだけになるとノウハウを持っていない人が参加できないのですが、Q&Aがあることで質問者として新人の方でも投稿できるので皆さんに使っていただきやすいツールとなっています。」

吉田:「三つ目の特徴としてスコアという仕組みがありまして、投稿の数・反応の数に応じてリアルタイムに点数が加算されていくシステムがあり、これが投稿のモチベーションになったり、企業によっては人事評価の一つの項目として見ることで実際にナレッジが溜まっていきやすいというのが3つの特徴となります。」

関根:「シンプルでわかりやすいですよね!特に機械が苦手なんですが、これなら私でも使えそうです!」

吉田:「実際の画面ですが、質問するというボタンを押すと質問のタイトルと本文を入力し投稿するというボタンを押すだけで、質問の投稿が完了します、そうすると皆さんにメール通知が同時に届き、それに対して自分が回答できそうなものに対しては卒モンを開いて回答を入力すると、一つのQ&Aが完了します。」

関根:「すごく簡単ですね!」

吉田:「そうですね、ボタンの数も少ないので誰でも使えるようにしています。
もう一つのメモ機能についてですが、テンプレートをお勧めしておりまして、この中に予め決まったフォーマット、議事録などを選択するとテンプレートを埋めていくだけで投稿ができます。ゼロから考えて議事録を作るのはかなり時間がかかるのですが、サンプルをご用意しているので、使いやすいです。
こういった形で溜まった情報を検索できるのですが、キーワードを打ち込んでGoogle検索と同じように検索もできますし、新人の方だと何を検索すれば良いかわからない時があると思うのですが、そういう時はタグをクリックすると一瞬で検索をかけられます。ここから自分の知りたいことを調べていくというやり方もあります。なので、情報を探す時間を削減できます。」

関根:「これなら機械が苦手な人でもすぐ使えそうですね!」

吉田:「おっしゃる通りで、直感的に使えるというところを拘って作っています。」

▼今回のゲスト、any株式会社の情報は下記をご確認ください。

any株式会社 概要

社名any株式会社
代表名吉田和史
住所東京都渋谷区代々木1-21-12 ヤマノ26ビル3F
URLhttp://anyinc.jp/

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